Lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh – 2022
Công ty Luật TNHH PT cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về vấn đề này của bạn như sau:
Thay đổi đăng ký kinh doanh là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư khi doanh nghiệp muốn thay đổi một hoặc nhiều nội dung được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như tên, địa chỉ, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh.
1. Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2022
Trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có khá nhiều nội dung, do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ nội dung sẽ thay đổi, bởi nó không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn quyết định đến thủ tục, lệ phí mà công ty có nghĩa vụ thực hiện. Thông thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn những nội dung thay đổi cơ bản như sau:
– Thay đổi tên công ty bao gồm: tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt của doanh nghiệp.
– Thay đổi địa chỉ trụ sở chính: chuyển trụ sở chính về địa chỉ khác
– Thay đổi ngành nghề kinh doanh bao gồm: rút ngành nghề, bổ sung ngành nghề kinh doanh
– Thay đổi vốn điều lệ bao gồm: tăng vốn điều lệ, giảm vốn điều lệ, cơ cấu lại vốn góp/cổ phần giữa các thành viên/cổ đông
– Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
– Thay đổi thành viên/cổ đông của công ty
– Thay đổi con dấu Công ty
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể tiến hành một hoặc nhiều nội dung thay đổi nêu trên trong cùng một lần.
2. Lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Lưu ý về tên công ty muốn thay đổi
Tên mới của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.
Nếu công ty thực hiện chuyển đổi loại hình doanh nghiệp về cơ bản vẫn giữ được tên cũ.
Doanh nghiệp thay đổi tên cần chú ý các dấu hiệu nhận diện thương hiệu doanh nghiệp như: đăng ký nhãn hiệu, tên miền phù hợp với tên công ty thay đổi.
Lưu ý khi thay đổi trụ sở chính công ty
Địa chỉ mới phải rõ ràng, cụ thể, có thể liên hệ được trong mọi hình thức: trực tiếp, thư tín. Trong trường hợp không thể liên lạc được với doanh nghiệp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế có thể khóa mã số doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt tại chung cư có chức năng để ở. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp không cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh thay đổi đối với doanh nghiệp đặt tại căn hộ nhà chung cư, nhà tập thể dạng chung cư.
Lưu ý khi bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh mới
Đối với các ngành nghề cũ chưa áp mã ngành nghề phải thực hiện mã hóa ngành nghề cho các ngành nghề cũ theo mã ngành cấp 4.
Đối với các ngành nghề bổ sung mới cũng cần áp mã ngành nghề theo mã ngành cấp 4 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
Đối với ngành nghề chưa có mã ngành nhưng có văn bản chuyên ngành ghi nhận ngành nghề thì áp mã ngành tương tự và trích dẫn chi tiết theo quy định của văn bản pháp luật liên quan.
Lưu ý khi thay đổi tăng vốn điều lệ công ty
Doanh nghiệp được phép tăng vốn theo nhu cầu và phải thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tăng vốn.
Khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp là tổ chức phải góp vốn tăng bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản công ty. Đối với cá nhân góp vốn thì có thể lựa chọn hình thức góp vốn bằng chuyển khoản hoặc nộp tiền mặt.
Khi tăng vốn có thể sẽ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế môn bài bổ sung theo quy định.
Lưu ý khi thay đổi giảm vốn điều lệ công ty
Doanh nghiệp chỉ được giảm vốn khi đã hoạt động từ 02 năm trở lên, phải đáp ứng điều kiện và chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm đang sở hữu.
Doanh nghiệp giảm vốn điều lệ cần lưu ý ngành nghề yêu cầu vốn pháp định.
Lưu ý khi thay đổi thêm thành viên của công ty TNHH 1 thành viên
Khi công ty TNHH 1 thành viên thêm thành viên thì bên cạnh việc thực hiện thủ tục thay đổi phải nộp song song hồ sơ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. Thành viên mới phải cung cấp giấy tờ tùy thân công chứng và còn hạn theo quy định. Thành viên chuyển nhượng cũng cần đảm bảo giấy tờ tùy thân còn thời hạn theo quy định.
Lưu ý khi chuyển nhượng cổ phần
Khi công ty cổ phần chuyển nhượng vốn không phải thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Công ty cần kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng cổ phần với mức thuế suất cố định như chuyển nhượng chứng khoán là 0,1%/tổng giá trị chuyển nhượng không phụ thuộc công ty có lãi hay không có lãi.
Trường hợp tặng cho cổ phần (hay chuyển nhượng = 0 đồng) thì người được tặng cho, nhận chuyển nhượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân là 10%.
Lưu ý khi chuyển nhượng vốn công ty TNHH
Khi công ty TNHH chuyển nhượng vốn ngoài phải thực hiện thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh công ty cần thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân cho bên chuyển nhượng.
Bên chuyển nhượng cần nộp thuế khi có chênh lệnh. Dù khi chuyển nhượng ngang giá nhưng báo cáo tài chính gần nhất công ty có lãi, chi Cục thuế vẫn áp thuế chuyển nhượng theo tỷ lệ lãi theo báo cáo tài chính gần nhất của công ty.
Tương tự như công ty cổ phần, trường hợp tặng cho vốn góp (hay chuyển nhượng = 0 đồng) thì người được tặng cho, nhận chuyển nhượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân là 10%.
Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty
Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp có trên hai người đại diện theo pháp luật thì ngoài hai chức danh: Chủ tịch HĐQT/Chủ tịch HĐTV, Tổng giám đốc/Giám đốc thì doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ các chức danh nào cho người đại diện theo pháp luật từ thứ 3 trở đi như: Phó Giám đốc, Giám đốc điều hành, Trưởng phòng,…Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nêu rõ chức năng, quyền hạn cụ thể của từng người đại diện theo pháp luật trong điều lệ của doanh nghiệp.
Một người có thể làm người đại diện theo pháp luật của nhiều công ty (trừ một số trường hợp đặc thù liên quan đến công ty đại chúng).
Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp khác.
Cá nhân từng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản thì cũng không được làm người đại diện pháp luật mới cho công ty.
Người đại diện là người đi thuê công ty cần lưu giữ Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm với người đại diện mới.
Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp.
Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật cần lưu ý việc thay đổi đăng ký thông tin chủ tài khoản ngân hàng, thông báo việc thay đổi cho đối tác và cơ quan bảo hiểm.
Đối với doanh nghiệp có giấy phép con liên quan đến thông tin người đại diện thì phỉ làm thủ tục thay đổi cho phù hợp với thồn tin người đại diện mới.
Khi thay đổi người đại diện có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới cần lưu ý thủ tục kê khai thế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.
3. Một số thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Thông báo với ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan chức năng liên quan, đối tác, bạn hàng nếu thay đổi các thông tin: tên công ty, địa chỉ công ty, người đại diện theo pháp luật.
Thay đổi biển công ty: nếu thay đổi tên công ty, trụ sở công ty;
Thay đổi thông tin trên chữ ký số điện tử, hóa đơn nếu thay đổi tên công ty, thay đổi trụ sở công ty…
Thay đổi thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận hoạt động của địa điểm, chi nhánh, văn phòng đại diện công ty.
Thay đổi thông tin doanh nghiệp thay đổi nếu doanh nghiệp có các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh: Giấy phép lữ hành, Giấy phép kinh doanh, Giấy phép vận tải, Văn bằng bảo hộ đăng ký nhãn hiệu, …
4. Một số câu hỏi khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Khi thay đổi có phải quyết toán thuế và phát hành lại hóa đơn VAT không?
Khi thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận nhưng không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế.
Khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi thì không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế trước khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
Khi doanh nghiệp thay đổi tên công ty, thay đổi địa chỉ trụ sở cần liên hệ với cơ quan thuế để thay đổi thông tin của công ty trên hóa đơn đã phát hành.
Khi thay đổi nội dung nào doanh nghiệp cần khắc lại con dấu (mộc) công ty?
Thay đổi tên công ty;
Thay đổi loại hình doanh nghiệp của công ty;
Trường hợp thay đổi trụ sở khác quận, tỉnh của công ty: tuy không thuộc trường hợp bắt buộc đổi dấu nhưng để thống nhất với quận/tỉnh mới doanh nghiệp nên cấp đổi con dấu nếu con dấu cũ có thể hiện quận/ tỉnh cũ.
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020, khi doanh nghiệp có nhu cầu khắc dấu pháp nhân mới với tên công ty mới thì doanh nghiệp có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu thống nhất, nội dung con dấu (chỉ bắt buộc có thông tin tên công ty và mã số doanh nghiệp) và thậm chí được quyền giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ.
Năm 2022, doanh nghiệp thực hiện khắc dấu và sử dụng con dấu mà không phải thực hiện Thông báo sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp tới Sở Kế hoạch và Đầu tư để Sở Kế hoạch như trước đây.
Tra cứu thông tin thay đổi đăng ký kinh doanh tại đâu?
Thông tin thay đổi sẽ được tra cứu tại cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia về doanh nghiệp.
Có thể nộp hồ sơ thay đổi qua mạng không?
Hồ sơ thay đổi sẽ được nộp qua mạng bởi 2 bước như sau:
Nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp.
Nộp hồ sơ trực tiếp (hồ sơ giấy) tới cơ quan đăng ký sau khi được chấp thuận hồ sơ trực tuyến.
Do đó, công ty có thể nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng được, hiện tại nhiều tỉnh thành việc nộp hồ sơ thay đổi qua mạng là thủ tục bắt buộc và không còn nhận hồ sơ trực tiếp, trong đó Hà Nội là một ví dụ.
Thời gian thay đổi đăng ký kinh doanh hết bao lâu?
Thời gian thay đổi tính từ ngày hồ sơ thay đổi được nộp và chấp nhận hợp lệ là 03 ngày làm việc.
Lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh công ty như thế nào?
Lệ phí thay đổi công ty là miễn phí, doanh nghiệp chỉ cần nộp chi phí công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia: 100.000 VND và phí thay đổi con dấu công ty: 200.000 VND (trường hợp thay đổi thêm dấu công ty) khi thay đổi.
5. Mức phạt chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh tới cơ quan đăng ký?
Khi đã xác định nội dung đăng ký giấy phép kinh doanh cần phải thay đổi, nội bộ doanh nghiệp sẽ bàn bạc và đưa ra quyết định cuối cùng. Sau đó, cần tiến hành thủ tục thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày tính từ thời điểm có thay đổi.
Quá thời hạn quy định trên, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo Điều 25, Mục 4, Chương 2, Nghị định 50/2016/NĐ-CP.
“Điều 25. Vi phạm quy định về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi các nội dung Giấy chứng nhận doanh nghiệp theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 Điều này.”
Cụ thể các doanh nghiệp thay đổi đăng ký kinh doanh không thông báo với cơ quan nhà nước sẽ bị xử phạt hành chính như sau:
– Quá hạn thông báo từ 1 – 30 ngày, bị xử phạt hành chính từ 500.000 – 1.000.000 đồng
– Quá hạn thông báo từ 31 – 90 ngày, bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng
– Quá hạn thông báo từ 91 ngày trở lên, bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng
Như vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ việc thực hiện thông báo là bắt buộc. Và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục này. Hoặc người đại diện theo pháp luật cũng có thể ủy quyền cho một tổ chức, cá nhân khác thay mình thực hiện.
Trên đây là nội dung tư vấn về vấn đề của bạn theo quy định của pháp luật hiện hành. Nếu bạn đọc có vướng mắc gì về lĩnh vực doanh nghiệp hay các lĩnh vực khác cần tư vấn, hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi.
Mọi nhu cầu xin liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo địa chỉ: Công ty Luật TNHH PT, phòng 906, tòa nhà CT4-1, KĐT Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Hotline: 0888181120
