Đối chiếu công nợ là gì? Vai trò của biên bản đối chiếu công nợ trong tố tụng dân sự (2023)

Trong giao thương buôn bán, quá trình trao đổi sản phẩm hàng hóa, thường sẽ xuất hiện các tài khoản chính được xem là công nợ. Đó là những tài khoản chính chưa chưa kịp thời được thanh toán bởi khách hàng với doanh nghiệp, hoặc bởi đối tác doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, hoặc các bên có liên quan. Thông thường công nợ được phân 02 loại như sau:

Công nợ phải thu: là những khoản tiền trong hoạt động bán hàng, cung cấp sản phầm, dịch vụ cho đối tác, cho khách hàng nhưng tiền chưa được thu về. Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán công nợ cần lưu ý:

+ Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và từng lần phát sinh.

+ Theo dõi thanh toán để gửi công văn, giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng

+ Tập hợp và lưu trữ các giấy tờ, chứng từ liên quan đến công nợ. Biên bản đối chiếu cuối thàng cần có chữ ký của cả 2 bên để tránh rắc rối về sau.

+ Đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán công nợ cần báo lên cấp trên. Sau đó, có phương án xử lý kịp thời, tránh thất thoát tiền của doanh nghiệp.

Công nợ phải trả: Là các khoản tiền mà chủ thể kinh doanh cần thực hiện việc trả cho những bên cung cấp, các bên đối tác trong quá trình mua vật tư, nguyên vật liệu, dịch vụ nhưng chưa đủ khả năng thanh toán, chưa kịp thời thanh toán.

Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán công nợ cần lưu ý:

+ Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nhóm đối tượng

+ Theo dõi sát sao và thanh toán đúng hạn cho các nhóm đối tượng. Đảm bảo uy tín của doanh nghiệp và đúng luật đối với các khoản phải nộp cho nhà nước.

+ Với các khoản nợ chưa có hóa đơn, kế toán công nợ vẫn phải theo dõi ngoài. Khi có hóa đơn mới cập nhật vào sổ sách.

Ngoài hai khoản chính trên thì kế toán công nợ còn phải theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, trả lương và trợ cấp cho nhân viên, khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước.

Như vậy, đối chiếu công nợ là thủ tục khá quan trọng. Nó giúp các bên có cơ sở, trung gian để thực hiện việc xác nhận, đối chiếu cũng như cam kết về thời điểm có khả năng trả nợ. Biên bản đối chiếu công nợ được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục do bộ phận kế toán có trách nhiệm đảm nhiệm và lưu trữ.

2. Nguyên tắc đối chiếu công nợ

– Đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật;

– Nội dung đối chiếu công nợ không trái quy định pháp luật, không trái các giá trị đạo đức xã hội;

– Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện và công bằng, tôn trọng lẫn nhau.

– Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, xác lập làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.

Biên bản này rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đồng thời liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước.

3. Biên bản đối chiếu công nợ và Yêu cầu thanh toán nợ có đương nhiên được coi là chứng cứ không?

Theo Khoản 1 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.

Tuy nhiên, Biên bản đối chiếu công nợ và Yêu cầu thanh toán nợ là loại văn bản do các bên doanh nghiệp ký, đóng dấu và xác nhận khoản nợ theo hợp đồng, thỏa thuận nên sẽ không do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Như vậy, Biên bản đối chiếu công nợ và Yêu cầu thanh toán nợ sẽ được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp.

Đối với Yêu cầu thanh toán nợ:

Yêu cầu thanh toán nợ là văn bản đơn phương do bên có quyền ký và đóng dấu. Do đó, rất dễ dàng để có đầy đủ chữ ký và dấu của người đại diện theo pháp luật của bên có quyền. Trong trường hợp này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp bản gốc hoặc bản sao do cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực và sẽ được coi là chứng cứ.

Tuy nhiên, Yêu cầu thanh toán nợ không có nhiều ý nghĩa trong việc chứng minh giá trị khoản nợ vì không có chữ ký, con dấu của bên có nghĩa vụ. Trường hợp Bên có quyền nộp Yêu cầu thanh toán nợ cho Tòa án nhưng bên có nghĩa vụ phản đối giá trị khoản nợ mà bên có quyền đưa ra thì bên có quyền sẽ gặp khó khăn và vẫn phải chứng minh cho giá trị khoản nợ mà bên có quyền yêu cầu bên có nghĩa vụ phải thanh toán.

Đối với Biên bản đối chiếu công nợ:

Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản có chữ ký, đóng dấu của cả hai bên. Ngoài ra, biên bản đối chiếu công nợ có nội dung ghi rõ số tiền mà bên có nghĩa vụ phải thanh toán cho bên có quyền. Vì thế, nếu bên có nghĩa vụ ký, đóng dấu vào Biên bản đối chiếu công nợ tức là bên có nghĩa vụ đã thừa nhận giá trị của khoản nợ. Do đó, trường hợp Biên bản đối chiếu công nợ được coi là chứng cứ thì nó sẽ có giá trị quan trọng trong việc xác định khoản nợ mà bên có nghĩa vụ phải trả cho bên có quyền.

Trường hợp bên có nghĩa vụ không chịu ký và đóng dấu xác nhận để trốn tránh việc thanh toán, doanh nghiệp vẫn nên nộp cho Tòa án. Trong trường hợp này, mặc dù Biên bản đối chiếu công nợ không được coi là chứng cứ nhưng có thể dùng để tham khảo và xác định được giá trị khoản nợ nếu đối chiếu với các chứng cứ, tài liệu khác trong hồ sơ vụ án như các phiếu giao hàng, sao kê ngân hàng các lần thanh toán, …

Ngoài ra, một trường hợp khác là Biên bản đối chiếu công nợ do kế toán/kế toán trưởng ký xác nhận. Về nguyên tắc, Biên bản đối chiếu công nợ phải do đại diện theo pháp luật ký, tuy nhiên trường hợp kế toán ký, đại diện pháp luật biết nhưng không phản đối thì sẽ coi là đã đồng ý với giá trị khoản nợ và Tòa án vẫn sẽ chấp nhận nếu bên có quyền chứng minh được việc đại diện pháp luật biết nhưng không phản đối.

Trong trường hợp này, giải pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng là khi gửi Biên bản đối chiếu công nợ, nếu kế toán ký thì doanh nghiệp nên gửi một văn bản thông báo kế toán đã xác nhận nợ và yêu cầu bên có nghĩa vụ thanh toán. Văn bản được gửi phải có báo phát để có chứng cứ rõ ràng, khi đó bên có nghĩa vụ sẽ không thể phản bác lại việc đại diện pháp luật biết nhưng không phản đối kế toán ký xác nhận công nợ.

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về chủ đề Đối chiếu công nợ là gì? Vai trò của biên bản đối chiếu công nợ trong tố tụng dân sự (2023)

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật hoặc gửi qua email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Công ty Luật PT.

CÔNG TY LUẬT PT

Rất mong nhận được sự hợp tác cùng Quý khách hàng!

Xin trân trọng cảm ơn!