Sổ mục kê là gì? Giá trị pháp lý của sổ mục kê (2022)

1. Căn cứ pháp lý

Luật Đất đai 2013

Nghị định 43/2014/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai

Thông tư 25/2014/TT-BTNMT Quy định về bản đồ địa chính

Thông tư 02/2015/TT-BTNMT Quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP và Nghị định số 44/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ

2. Sổ mục kê là gì?

Trước ngày 18/12/1980, các địa phương trong cả nước đã có sổ mục kê để ghi thông tin thửa đất nhưng không thống nhất. Vì lẽ đó, ngày 05/11/1981, Tổng cục Quản lý ruộng đất ban hành Quyết định 56/ĐKTK quy định thủ tục đăng ký thống kê ruộng đất trong cả nước và từ đó thống nhất sử dụng mẫu sổ mục kê.

Mặc dù sổ mục kê đất đai được sử dụng rất sớm nhưng chỉ khi Luật Đất đai 2003 được ban hành mới giải thích rõ sổ mục kê là gì, cụ thể tại khoản 15 Điều 4 Luật Đất đai 2003 nêu rõ:

“Sổ mục kê đất đai là sổ được lập cho từng đơn vị xã, phường, thị trấn để ghi các thửa đất và các thông tin về thửa đất đó.”

Sau này Luật Đất đai năm 2013 đã bãi bỏ quy định về định nghĩa sổ mục kê nhưng thay vào đó, khoản 1 Điều 20 Thông tư 25/2014/TT-BTNMT quy định về bản đồ địa chính đã có quy định về chức năng của sổ mục kê, cụ thể:

“Sổ mục kê đất đai được lập để liệt kê các thửa đất và đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất theo kết quả đo vẽ lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất trong phạm vi đơn vị hành chính cấp xã”.

Như vậy có thể hiểu Sổ mục kê là kết quả của việc điều tra, đo đạc địa chính, để tổng hợp các thông tin thuộc tính của thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất gồm có số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, diện tích, loại đất, tên người sử dụng đất và người được giao quản lý đất để phục vụ yêu cầu về việc quản lý đất đai.

Về bản chất pháp lý, trước khi Luật Đất đai năm 2013 có hiệu lực thi hành thì Sổ mục kê đất đai chỉ là một bộ phận trong hồ sơ địa chính.

Tuy nhiên, khi Luật Đất đai năm 2013 có hiệu lực thi hành, Sổ mục kê được lập từ trước ngày 18/12/1980 lại được coi là một trong các loại giấy tờ khác về đất theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 100 Luật Đất đai 2013 làm căn cứ để được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

3. Ý nghĩa của sổ mục kê trong quản lý đất đai

Thứ nhất, sổ mục kê giúp Nhà nước thực hiện quản lý đất đai hiệu quả.Sổ mục kê giúp nhà nước có thể nắm được đầy đủ ruộng đất và thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai theo quy định của luật đất đai;

Theo đó, thông qua sổ mục kê, Nhà nước có thể nắm rõ đầy đủ và chi tiết về các thông tin thửa đất trong từng đơn vị xã, phường, thị trấn, để từ đó thực hiện việc quản lý chung, thống kê, kiểm kê đất đai theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, là cơ sở để người đang sử dụng đất được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Theo đó, trường hợp chủ thể có tên trong sổ mục kê có quyền yêu cầu được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với thửa đất đã kê khai trong sổ mục kê.

Như vậy có thể thấy, sổ mục kê không chỉ có vai trò quan trọng đối với Nhà nước trong việc quản lý đất đai mà còn có ý nghĩa đối với người sử dụng đất, là cơ sở để xác định người sử dụng đất có được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hay không, để từ đó thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

4. Nội dung của sổ mục kê

Căn cứ khoản 2 Điều 20 Thông tư 02/2015/TT-BTNMT, sổ mục kê đất đai gồm các nội dung sau:

– Số thứ tự tờ bản đồ địa chính, mảnh trích đo địa chính.

– Số thứ tự thửa đất, đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất.

– Tên người sử dụng, quản lý đất.

– Mã đối tượng sử dụng, đối tượng quản lý đất; diện tích.

– Loại đất (gồm loại đất theo hiện trạng, loại đất theo giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất).

Khác với trước đây, sổ mục kê hiện nay được lập dưới dạng số, lưu giữ trong cơ sở dữ liệu đất đai và có in ra để phục vụ việc khai thác thông tin đất đai.

5. Sổ mục kê có phải giấy tờ về quyền sử dụng đất?

Việc xác định sổ mục kê có phải là giấy tờ về quyền sử dụng đất hay không rất quan trọng, vì được sử dụng làm căn cứ trong nhiều trường hợp khác nhau trong quá trình quản lý, sử dụng đất.

Sổ mục kê đất đai có phải là một trong những loại giấy tờ về quyền sử dụng đất hay không được các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định theo giai đoạn khác nhau, cụ thể:

– Trước ngày 01/7/2014:

Tại Công văn 1568/BTNMT-ĐKTKĐĐ ngày 25/4/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường nêu rõ:

“Sổ mục kê đất cũng không được coi là một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật đất đai.”.

Tại Công văn này giải thích về việc sổ mục kê không được coi là giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật Đất đai 2003 (nếu có giấy tờ này sẽ được cấp Giấy chứng nhận và không phải nộp tiền sử dụng đất) vì những thửa đất chưa cấp Giấy chứng nhận thì thông tin thửa đất đó thể hiện theo kết quả điều tra, đo đạc hiện trạng đang sử dụng mà chưa có giá trị pháp lý về quyền sử dụng đất.

– Từ ngày 01/7/2014 đến nay:

Sổ mục kê đất lập trước ngày 18/12/1980 là một trong những loại giấy tờ về quyền sử dụng đất; khi có loại sổ này thì hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định sẽ được cấp Giấy chứng nhận và không phải nộp tiền sử dụng đất (theo khoản 1 Điều 100 Luật Đất đai 2013 và khoản 1 Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP)

Căn cứ khoản 1 Điều 100 Luật Đất đai 2013 và khoản 1 Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định mà có sổ mục kê lập trước ngày 18/12/1980 thì được cấp Giấy chứng nhận và không phải nộp tiền sử dụng đất.

Đồng thời, trường hợp hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất có sổ mục kê được lập trước ngày 18/12/1980 nhưng sổ ghi tên người khác nhưng đến trước ngày 01/7/2014 vẫn chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền theo quy định thì được cấp Giấy chứng nhận và không phải nộp tiền sử dụng đất nếu đủ điều kiện sau:

+ Có giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất có chữ ký của các bên có liên quan.

+ Đất đó không có tranh chấp.

– Là căn cứ để xác định sử dụng ổn định khi cấp Giấy chứng nhận.

Sổ mục kê được lập qua các thời kỳ là căn cứ để xác định hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất ổn định khi cấp Giấy chứng nhận với điều kiện sổ mục kê có ghi thông tin về thời gian (theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 43/2014/NĐ-CP).

6. Quy định về việc lập sổ mục kê

Theo quy định tại Thông tư 25/2014/TT-BTNMT, việc lập sổ mục kê đất đai phải được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền (cơ quan tài nguyên môi trường) sau khi đã tiến hành đo đạc, thu thập, chỉnh lý thông tin địa chính. Việc lập sổ mục kê được thự hiện như sau:

– Sổ mục kê đất đai được lập dưới dạng số, được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu đất đai và được in cùng với bản đồ địa chính để lưu trữ.

– Sổ mục kê cũng được được sao để sử dụng đối với nơi chưa có điều kiện khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu đất đai.

– Việc lập sổ mục kê đất đai được thực hiện sau khi hoàn thành việc biên tập mảnh bản đồ địa chính, mảnh trích đo địa chính.

– Nội dung, hình thức của mẫu sổ mục kê đất đai được quy định tại phụ lục số 15 đính kèm theo Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT:

HƯỚNG DẪN GHI SỔ MỤC KÊ ĐẤT ĐAI

1. Cách ghi nội dung sổ mục kê đất đai (thực hiện trên sổ mục kê đất đai dạng số)

1.1. Cột Tờ bản đồ số: ghi số thứ tự của tờ bản đồ địa chính, mảnh trích đo địa chính trong phạm vi đơn vị hành chính cấp xã.

1.2. Cột Thửa đất số: ghi số thứ tự của thửa đất, đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất từ số 1 đến hết theo từng tờ bản đồ địa chính, từng mảnh trích đo địa chính.

1.3. Cột Tên người sử dụng, quản lý đất: ghi “Ông (hoặc Bà)”, sau đó ghi họ và tên người đối với cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài; ghi “Hộ ông (hoặc Hộ bà)”, sau đó ghi họ và tên chủ hộ đối với hộ gia đình; ghi tên tổ chức theo giấy tờ về việc thành lập, công nhận hoặc đăng ký kinh doanh, đầu tư; ghi tên thường gọi đối với cơ sở tôn giáo, cộng đồng dân cư.

Trường hợp có nhiều người sử dụng đất cùng sử dụng chung thửa đất (kể cả trường hợp hai vợ chồng, trừ đất có nhà chung cư) thì ghi lần lượt tên của từng người sử dụng chung vào các dòng dưới kế tiếp.

1.4. Cột Đối tượng sử dụng, quản lý đất: ghi loại đối tượng sử dụng đất loại đối tượng quản lý đất bằng mã (ký hiệu) theo quy định về thống kê, kiểm kê đất đai của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

1.5. Cột Diện tích (cột 5 và cột 7): ghi diện tích của thửa đất theo đơn vị mét vuông (m²) làm tròn đến một (01) chữ số thập phân; trường hợp thửa đất do nhiều người sử dụng nhưng xác định được diện tích sử dụng riêng của mỗi người thì ghi diện tích sử dụng riêng đó vào dòng tương ứng với tên người sử dụng đất đã ghi ở cột Tên người sử dụng, quản lý.

Trường hợp đất ở và đất nông nghiệp (vườn, ao) trong cùng một thửa thì ghi diện tích vào dòng dưới kế tiếp theo từng loại đất và ghi loại đất tương ứng vào cột Loại đất.

Diện tích thửa đất được đo vẽ theo hiện trạng sử dụng thì ghi vào cột 5; diện tích thửa đất ghi trên Giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất (là Giấy chứng nhận hoặc quyết định giao đất, cho thuê đất hoặc giấy tờ pháp lý khác về quyền sử dụng đất theo quy định tại Điều 100 của Luật Đất đai và Điều 18 của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP) được ghi vào cột 7.

1.6. Cột Loại đất: ghi loại đất theo hiện trạng sử dụng bằng mã quy định điểm 13, mục III của Phụ lục số 1 ban hành kèm theo Thông tư quy định về bản đồ địa chính vào cột 6; ghi loại đất theo Giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất bằng mã theo quy định tại Thông tư quy định về hồ sơ địa chính vào cột 8.

Trường hợp thửa đất sử dụng vào nhiều mục đích thì ghi lần lượt từng mục đích, mỗi mục đích ghi một dòng; trường hợp xác định được mục đích chính thì ghi thêm mã “-C” tiếp theo mã của mục đích chính; mục đích phụ được ghi thêm mã “-P” tiếp theo mã của mục đích phụ. Thửa đất thuộc khu dân cư nông thôn được đánh thêm dấu sao “*” vào góc trên bên phải của mã loại đất tại cột 8.

1.7. Cột Ghi chú: ghi chú thích trong các trường hợp sau:

– Trường hợp thửa đất có nhiều người cùng sử dụng thì ghi “Đồng sử dụng đất”;

– Trường hợp thửa đất sử dụng tài liệu đo đạc không phải là bản đồ địa chính thì ghi tên của loại bản đồ, sơ đồ sử dụng;

– Trường hợp thửa đất có biến động thi ghi chú nội dung biến động theo quy định tại Mục 2 của hướng dẫn này.

2. Cách chỉnh lý sổ mục kê đất đai

2.1. Trường hợp thửa đất có thay đổi tên người sử dụng, quản lý; thay đổi loại đối tượng sử dụng, quản lý; thay đổi loại đất mà không tạo thành thửa đất mới (mang số thửa mới) thì xóa nội dung thay đổi và ghi lại nội dung mới (sau khi thay đổi) vào cột tương ứng theo quy định tại Mục 1 của hướng dẫn này. Tại cột Ghi chú ghi chú thích nội dung có thay đổi.

Ví dụ: “thửa đất số 15 nhận chuyển nhượng của ông Nguyễn Văn A”; “thửa đất số 16 chuyển mục đích sử dụng từ CLN”.

2.2. Trường hợp tách thửa thì gạch ngang bằng màu đỏ vào toàn bộ dòng ghi thửa đất cũ. Tại cột Ghi chú ghi “Tách thành các thửa số…”. Các thửa mới tách được ghi tiếp theo vào các dòng cuối của phần sổ mục kê đất đai dành cho tờ bản đồ có thửa đất đó.

2.3. Trường hợp chỉnh lý hợp thửa đất thì gạch ngang bằng màu đỏ vào toàn bộ dòng ghi các thửa đất cũ; ghi “Hợp thửa:”. Tại cột Ghi chú ghi “Hợp thành thửa đất số…”. Thửa đất mới hợp thành được ghi vào dòng cuối của phần sổ mục kê đất đai dành cho tờ bản đồ có thửa đất đó.

(Mẫu các trang nội dung sổ mục kê đất đai)

Trang số ……

Tờ bản đồ số	Thửa đất số	Tên người sử dụng, quản lý đất	Mã đối tượng sử dụng, quản lý đất	Hiện trạng sử dụng đất		Giấy tờ pháp lý về QSDĐ		Ghi chú
				Diện tích (m2)	Loại đất	Diện tích (m2)	Loại đất
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)
								—   —

7. Phân biệt sổ mục kê đất đai và sổ địa chính

Thực tế, trong hồ sơ địa chính có khá nhiều loại giấy tờ cùng với hình thức thể hiện các loại hồ sơ cũng có chút tương tự. Chưa kể các thông tin về thửa đất cũng được lặp lại, ghi nhận tại các hồ sơ đó nên đôi khi gây nhầm lẫn. Hai trong các loại giấy tờ hay gây hiểu nhầm cho người dân là Sổ mục kê và Sổ địa chính.

Sổ địa chính, theo quy định tại Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT, sổ địa chính được lập nhằm ghi nhận kết quả đăng ký, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý và giám sát, bảo hộ các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai. Nội dung được ghi trong sổ địa chính bao gồm các dữ liệu sau:

– Số hiệu thửa đất, địa chỉ, diện tích của thửa đất hoặc đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất;

– Người sử dụng đất hoặc người được Nhà nước giao quản lý đất;

– Quyền sử dụng đất hoặc quyền quản lý thửa đất;

– Các tài sản gắn liền với đất (gồm cả dữ liệu về chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nếu có);

– Tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, quyền quản lý đất;

– Các biến động trong quá trình sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất (nếu có).

Từ các nội dung trên, Sổ mục kê và Sổ địa chính có thể được phân biệt thông qua các tiêu chí sau:

– Tên gọi và mẫu sổ: Tên gọi và biểu mẫu của hai loại tài liệu này đều được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và ban hành với tên gọi và biểu mẫu khác nhau nên người lập hoặc người xem chỉ cần căn cứ vào tên gọi ghi trong biểu mẫu để xác định loại sổ mình cần lập hoặc đang xem;

– Xét về mục đích tạo lập sổ mục kê dùng để tổng hợp các thông tin của thừa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thừa đất  và sổ địa chính mục đích chính dùng để ghi nhận kết quả đăng ký đất đai – làm cơ sở để xác nhận tình trạng pháp lý của thửa đất để bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của người sử dụng đất cũng như xác định nghĩa vụ của họ đối với Nhà nước trong việc sử dụng đất đai. Về cơ bản mục đích của hai loại sổ này khác nhau nên điều này có thể làm căn cứ để phân biệt chúng.

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về chủ đề Sổ mục kê là gì? Giá trị pháp lý của sổ mục kê (2022)

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật hoặc gửi qua email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Công ty Luật PT.

CÔNG TY LUẬT PT

Rất mong nhận được sự hợp tác cùng Quý khách hàng!

Xin trân trọng cảm ơn!